ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у ЗЗСО «Камінь-Каширський ліцей» № 2
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства у ЗЗСО «Камінь-Каширський ліцей» № 2 (далі – Інструкція) розроблена відповідно до вимог Закону України «Про повну загальну середню освіту», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних»; постанов Кабінету Міністрів України: від 08 серпня 2007 року
№ 1004 «Про проведення експертизи цінності документів», від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування ;єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» та від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян»; наказу Міністерства освіти і науки України від 25 червня 2018 року № 676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти», наказів Міністерства юстиції України: від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», від 19 червня 2013 року № 1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», від 12 квітня 2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» та від 05 березня 2012 року № 368/5 «Про затвердження Вимог до написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, крім організації профспілки»; наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526 «Про затвердження національного класифікатора НК 010:2021 та скасування національного класифікатора ДК 010-98»; наказу Державного
підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації,
сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 року № 144 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
1.2. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги щодо документування управлінської
інформації та організації роботи з документами у ЗЗСО «Камінь-Каширський ліцей» № 2
(далі – заклад), а також зразки та перелік документів, що обов’язково створюються під час діяльності закладу із зазначенням строків зберігання.
1.3. Дотримання вимог і рекомендацій щодо документування управлінської
інформації та організації роботи з документами, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників закладу. Працівники закладу при прийнятті на роботу
повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.
1.4. Державний нагляд (контроль) за виконанням вимог цієї Інструкції здійснює
Державна служба якості освіти України та її територіальні органи, яким підпорядкований
заклад.
1.5. Відповідальність за якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять,
функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами несе керівник закладу.
1.6. У закладі діловодство здійснюється державною мовою, крім випадків,
передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним
адресатам, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з
мов міжнародного спілкування.
1.7. Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням
документів у закладі здійснюються відповідальною особою (особами), які призначаються керівником закладу. Обов’язки таких осіб обов’язково зазначаються в їхніх посадових інструкціях.
1.8. Організація діловодства окремих напрямків діяльності закладу покладається на
посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків.
1.9. Функції ведення архіву закладу покладаються на призначену керівником
відповідальну особу, у посадовій інструкції якої зазначаються відповідні права, обов’язки та
відповідальність.
1.10. Заклад може створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку
зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного
забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції.
1.11. Порядок організації діловодства за зверненнями громадян (розділ 7) та запитами
на публічну інформацію визначається Законами України «Про звернення громадян», «Про
доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», а також постановами
Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з
діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого
самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» та від 24 вересня 2008 року
№ 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян».
ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ
1. Загальні вимоги до створення управлінських документів
1.1. Документування управлінської інформації закладу полягає у створенні
документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень. Створювані управлінські
документи повинні відповідати правовому статусу закладу.
1.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів
визначаються актами законодавства, Статутом закладу, положеннями і посадовими
інструкціями.
1.3. Назви видів документів (наказ, протокол, доповідна записка тощо) мають
відповідати назвам, передбаченим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та
сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526 «Про затвердження
національного класифікатора НК 010:2021 та скасування національного класифікатора ДК
010-98»
1.4. Організаційно-розпорядча документація закладу поділяється на:
організаційну (Статут, Колективний договір, Правила ВТР, положення, порядки,
регламенти, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);
розпорядчу (накази);
інформаційно-аналітичну (акти, довідки, заяви, доповідні та пояснювальні записки,
протоколи, службові листи тощо).
1.5. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх
розташування мають відповідати наказу Державного підприємства «Український науково-
дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП
«УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 року № 144 «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів» (далі – ДСТУ) (додаток 1).
1.6. Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою
комп’ютерної техніки, наведено у додатку 2 до цієї Інструкції.
Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих
та/або друкувальних засобів.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо),
авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним
способом.
1.7. Накази закладу може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новими наказами.
Організаційні та розпорядчі документи закладу доводяться до виконавців у вигляді копій або
витягів.
1.8. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних
органів (радах, зборах, нарадах) закладу, фіксується у протоколі. Протоколи складаються на
підставі записів, зроблених під час засідання, та документів, підготовлених до засідання
(текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень, порядку денного, списку
запрошених тощо).
2. Бланки документів
2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках закладу, що
виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції.
2.2. Зразки бланків затверджуються наказом закладу.
2.3. У закладах можуть використовуватися такі бланки документів:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку
назви виду документа) (додаток 3);
бланк листа (додаток 4);
бланк наказу (додаток 5).
2.4. Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників,
доповідні записки, довідки тощо).
3. Печатки
3.1. Посадові особи закладу підписують документи у межах своїх повноважень,
визначених законодавством України, Статутом закладу, посадовими інструкціями, наказами
про розподіл обов’язків між керівництвом закладу тощо.
Відбитком печатки (за наявності) засвідчується підпис посадової особи на документах
із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності за переліком документів, на
яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу, наведеним у
додатку 6 цієї Інструкції.
Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер
найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або
проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.».
4. Датування управлінських документів
4.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття,
реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів). Дату
оформляють цифровим або словесно-цифровим способом.
Дата підписання, затвердження, прийняття або реєстрації документа оформлюють
цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у
послідовності: число, місяць, рік.
01.09.2021
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-
цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад:
01 вересня 2021 року
Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із
реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ
складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч.
Дата спільного документа двох або більшої кількості установ – єдина і відповідає даті
пізнішого підпису. У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як
словесно-цифровим способом, так і цифровим.
У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб,
зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису.
Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці.
У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках
тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора
документа.
4.2. Усі реквізити на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням,
датуються і підписуються. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його візує,
погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч.
4.3. Під час реєстрації документа його дата проставляється у лівій верхній частині
документа на спеціально відведеному місці на бланку. У документах, складених не на бланку
(заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором
документа нижче підпису.
4.4. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка
відповідає даті останнього підпису.
5. Погодження управлінських документів
5.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа,
його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проєкту
документа.
5.2. Погодження може здійснюватись як у закладі посадовими особами, які відповідно
до їх компетенції вирішують питання, порушені в проєкті документа (внутрішнє
погодження), так і за її межами іншими зацікавленими установами (зовнішнє погодження).
5.3. Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється
відповідно до ДСТУ. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис».
Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої
належить погодження питань, наведених у цьому документі, то гриф погодження (схвалення)
складається зі слова ПОГОДЖУЮ, найменування посади (найменування юридичної особи є
складовою частиною найменування посади), особистого підпису, власного імені, прізвища
особи та дати погодження.